Microsoft Access(ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಕ್ಸೆಸ್): ಡೇಟಾಬೇಸ್ ಸಂಪೂರ್ಣ ಮಾಹಿತಿ

 

Microsoft Access(ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಕ್ಸೆಸ್): ಡೇಟಾಬೇಸ್  ಸಂಪೂರ್ಣ ಮಾಹಿತಿ

ಪೀಠಿಕೆ :

ಡೇಟಾಬೇಸ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಜಗತ್ತಿನಲ್ಲಿ ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಕ್ಸೆಸ್ ತನ್ನದೇ ಆದ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆ ಹೊಂದಿದೆ. 1992ರಲ್ಲಿ ಬಿಡುಗಡೆಯಾದಾಗಿನಿಂದ ಇಂದಿನವರೆಗೂ ಇದು ಸಣ್ಣ ಮತ್ತು ಮಧ್ಯಮ ಗಾತ್ರದ ವ್ಯವಹಾರಗಳಿಗೆ ಬೆನ್ನೆಲುಬಾಗಿ ನಿಂತಿದೆ. ಇಂದಿನ ಈ ಬ್ಲಾಗ್ ಪೋಸ್ಟ್‌ನಲ್ಲಿ ನಾನು MS Access ನ ಇತಿಹಾಸ, ಅದರ ಪ್ರಮುಖ ಭಾಗಗಳಾದ Tables, Queries, Forms ಮತ್ತು Reports ಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಸುಲಭ ಕನ್ನಡದಲ್ಲಿ ವಿವರಿಸುತ್ತಿದ್ದೇನೆ.

ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಕ್ಸೆಸ್ (Microsoft Access) ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಕಂಪನಿಯಿಂದ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲಾದ ಒಂದು ಡೇಟಾಬೇಸ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್‌ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ (DBMS) ಆಗಿದೆ. ಇದು ಪ್ರಮುಖವಾಗಿ ರಿಲೇಶನಲ್ ಡೇಟಾಬೇಸ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್‌ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ (RDBMS) ಆಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ದೊಡ್ಡ ಪ್ರಮಾಣದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾಗಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು, ಸಂಘಟಿಸಲು ಮತ್ತು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಇದು ಒಂದು ಪ್ರಬಲ ಸಾಧನವಾಗಿದೆ.

1.  Database Management System (DBMS) ಏಂದರೇನು ?

DBMS ಎಂದರೆ Database Management System (ದತ್ತಾಂಶ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆ). ಇದು ಬಳಕೆದಾರರು ಮತ್ತು ಡೇಟಾಬೇಸ್ ನಡುವೆ ಸಂವಹನ ನಡೆಸಲು ಇರುವ ಒಂದು ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಆಗಿದೆ.

ಸರಳವಾಗಿ ಹೇಳುವುದಾದರೆ, ಡೇಟಾವನ್ನು ಸರಿಯಾದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು, ತಿದ್ದಲು (Update) ಮತ್ತು ಹುಡುಕಲು ಬಳಸುವ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯೇ DBMS. Oracle, MySQL, ಮತ್ತು Microsoft Access ಇವು ಇದಕ್ಕೆ ಉತ್ತಮ ಉದಾಹರಣೆಗಳು.

DBMS (Database Management System) ಉಪಯೋಗ:

ಇದು ಡೇಟಾವನ್ನು ಡಿಜಿಟಲ್ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು, ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಮತ್ತು ಬದಲಾಯಿಸಲು ಬಳಸುವ ಮೂಲ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆ.

ಕೆಲಸ: ಇದು ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಶೇಖರಿಸಿಡಲು ಒಂದು ಸುಸಜ್ಜಿತ 'ಡಿಜಿಟಲ್ ಲಾಕರ್' ಇದ್ದಂತೆ.

DBMS ನ ಪ್ರಮುಖ ಕಾರ್ಯಗಳು:

·   ಡೇಟಾ ಸಂಗ್ರಹಣೆ (Storage): ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಅಚ್ಚುಕಟ್ಟಾಗಿ ಟೇಬಲ್‌ಗಳ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸುತ್ತದೆ.

·   ಡೇಟಾ ಸುರಕ್ಷತೆ (Security): ಯಾರು ಡೇಟಾವನ್ನು ನೋಡಬಹುದು ಅಥವಾ ಬದಲಾಯಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುತ್ತದೆ.

·   ಡೇಟಾ ಮರುಪಡೆಯುವಿಕೆ (Retrieval): ನಮಗೆ ಬೇಕಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಕ್ಷಣಾರ್ಧದಲ್ಲಿ ಹುಡುಕಿ ಕೊಡುತ್ತದೆ.

·   ಬ್ಯಾಕಪ್ ಮತ್ತು ರಿಕವರಿ (Backup & Recovery): ಡೇಟಾ ಡಿಲೀಟ್ ಆಗದಂತೆ ಅಥವಾ ಹಾಳಾಗದಂತೆ ಸುರಕ್ಷಿತವಾಗಿರಿಸುತ್ತದೆ.

DBMS ನ ವಿಧಗಳು:

1.    Relational DBMS (RDBMS): ಡೇಟಾವನ್ನು ಪರಸ್ಪರ ಸಂಬಂಧ ಹೊಂದಿರುವ ಟೇಬಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ (ಉದಾ: MySQL, SQL Server, MS Access).

2.    NoSQL DBMS: ಇದನ್ನು ದೊಡ್ಡ ಪ್ರಮಾಣದ ಅಸಂಘಟಿತ ಡೇಟಾ (Unstructured data) ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ (ಉದಾ: MongoDB).

3.    Hierarchical DBMS: ಡೇಟಾವನ್ನು ಮರದ ಕವಲುಗಳಂತೆ (Tree structure) ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

 

2.   ರಿಲೇಶನಲ್ ಡೇಟಾಬೇಸ್ (Relational Database) ಎಂದರೇನು?

ರಿಲೇಶನಲ್ ಡೇಟಾಬೇಸ್ (Relational Database) ಎಂದರೇನು ಇದರಲ್ಲಿ ಡೇಟಾವನ್ನು ಕೇವಲ ಒಂದೇ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಹಾಕುವ ಬದಲು, ಬೇರೆ ಬೇರೆ ಟೇಬಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಿ ಅವುಗಳ ನಡುವೆ ಸಂಬಂಧ (Relationship) ಕಲ್ಪಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. 

RDBMS (Relational DBMS)ನ ವ್ಯವಸ್ಥೆ

ಇದು DBMS ನ ಅತ್ಯಂತ ಜನಪ್ರಿಯ ವಿಧ. ಇಲ್ಲಿ ಡೇಟಾವನ್ನು ಕೇವಲ ಪಟ್ಟಿಯಂತೆ ಸಂಗ್ರಹಿಸದೆ, ಪರಸ್ಪರ ಸಂಬಂಧ ಹೊಂದಿರುವ ಟೇಬಲ್‌ಗಳ (Tables) ರೂಪದಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯ: ಇದರಲ್ಲಿ ಡೇಟಾ ಪುನರಾವರ್ತನೆ (Redundancy) ಕಡಿಮೆ ಇರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿಯ ನಡುವೆ ಕೊಂಡಿ (Linking) ಇರುತ್ತದೆ.

ಉದಾಹರಣೆಗೆ: ಒಂದು ಟೇಬಲ್‌ನಲ್ಲಿ 'ಗ್ರಾಹಕರ ಮಾಹಿತಿ' ಮತ್ತು ಇನ್ನೊಂದರಲ್ಲಿ 'ಅವರು ಮಾಡಿದ ಆರ್ಡರ್ ಮಾಹಿತಿ' ಇರುತ್ತದೆ. ಈ ಎರಡೂ ಟೇಬಲ್‌ಗಳನ್ನು 'ಕಸ್ಟಮರ್ ಐಡಿ' ಮೂಲಕ ಲಿಂಕ್ ಮಾಡಬಹುದು.

 

ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಕ್ಸೆಸ್ (Microsoft Access) ನ ಇತಿಹಾಸ

ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಕ್ಸೆಸ್ (Microsoft Access) ನ ಇತಿಹಾಸವು 1990ರ ದಶಕದ ಆರಂಭದಿಂದ ಶುರುವಾಗುತ್ತದೆ. ಇದರ ಪ್ರಮುಖ ಮೈಲಿಗಲ್ಲುಗಳು ಇಲ್ಲಿವೆ:

1. ಆರಂಭ (1992): ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ತನ್ನ ಮೊದಲ ಆವೃತ್ತಿಯಾದ Access 1.0 ಅನ್ನು ನವೆಂಬರ್ 13, 1992 ರಂದು ಬಿಡುಗಡೆ ಮಾಡಿತು. ಇದು ವಿಂಡೋಸ್ ಆಪರೇಟಿಂಗ್ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ಗಾಗಿ ತಯಾರಾದ ಮೊದಲ "ಮಾಸ್-ಮಾರ್ಕೆಟ್" ಡೇಟಾಬೇಸ್ ಪ್ರೋಗ್ರಾಂ ಆಗಿತ್ತು.

2. ವಿಕಾಸ (1993):

ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಕ್ಸೆಸ್ 1.1 (Microsoft Access 1.1) ಅನ್ನು ಮೇ 1993 ರಲ್ಲಿ ಬಿಡುಗಡೆ ಮಾಡಲಾಯಿತು. ಇದು ವಿಂಡೋಸ್ 3.1 ಆಪರೇಟಿಂಗ್ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ಗಾಗಿ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಲಾದ ಆವೃತ್ತಿಯಾಗಿದ್ದು, ಅಂದಿನ ಕಾಲದ ಇಂಟರ್ಫೇಸ್ ಮತ್ತು ಬಾಕ್ಸ್ ವಿನ್ಯಾಸ ಹೇಗಿತ್ತು ಎಂಬುದನ್ನು ಈ ಕೆಳಗಿನ ಚಿತ್ರದಲ್ಲಿ ನೋಡಬಹುದು.

3. 1994 Version : 1994 ರಲ್ಲಿ ಬಿಡುಗಡೆಯಾದ ಆವೃತ್ತಿಯು ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಕ್ಸೆಸ್ 2.0 (Microsoft Access 2.0) ಆಗಿದೆ. ಇದು ವಿಂಡೋಸ್ 3.1 ಗಾಗಿ ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಲಾದ ಅತ್ಯಂತ ಜನಪ್ರಿಯ ಆವೃತ್ತಿಯಾಗಿತ್ತು. ಇದರ ಚಿತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಇಂಟರ್ಫೇಸ್ ವಿನ್ಯಾಸ ಇಲ್ಲಿವೆ:

 

4. ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಫೀಸ್ ಸೇರ್ಪಡೆ (1995): Access 95 ಬಿಡುಗಡೆಯೊಂದಿಗೆ, ಇದು ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಫೀಸ್ ಪ್ರೊಫೆಷನಲ್ ಸೂಟ್‌ನ (Office Professional Suite) ಅವಿಭಾಜ್ಯ ಅಂಗವಾಯಿತು. ಇದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಪ್ರೋಗ್ರಾಮಿಂಗ್‌ಗಾಗಿ Access Basic ಬದಲಿಗೆ ಹೆಚ್ಚು ಶಕ್ತಿಯುತವಾದ VBA (Visual Basic for Applications) ಅನ್ನು ಬಳಸಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಲಾಯಿತು.

5. ದೊಡ್ಡ ಬದಲಾವಣೆಗಳು (2000-2007):

      i.    Access 2000 : ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಕ್ಸೆಸ್ 2000 (Microsoft Access 2000) ಜೂನ್ 1999 ರಲ್ಲಿ Office 2000 ನ ಭಾಗವಾಗಿ ಬಿಡುಗಡೆಯಾಯಿತು. ಇದರಲ್ಲಿ ಡೇಟಾಬೇಸ್‌ನ ಗರಿಷ್ಠ ಮಿತಿಯನ್ನು 1GB ಯಿಂದ 2GB ಗೆ ಏರಿಸಲಾಯಿತು.

    ii.    Access 2003 : ಅಕ್ಟೋಬರ್ 21, 2003 ರಂದು ಇದು Microsoft Office 2003 ಪ್ಯಾಕೇಜ್‌ನ ಭಾಗವಾಗಿ ಬಿಡುಗಡೆಯಾಯಿತು.ಆಕ್ಸೆಸ್ 2003 ರಲ್ಲಿ ಡೇಟಾವನ್ನು XML ಫೈಲ್‌ಗಳ ಮೂಲಕ ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳುವ ಮತ್ತು ಇಂಪೋರ್ಟ್ ಮಾಡುವ ಸೌಲಭ್ಯವನ್ನು ಸುಧಾರಿಸಲಾಯಿತು.

   iii.    Access 2007 ನಲ್ಲಿ ಹಳೆಯ .mdb ಫೈಲ್ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಬದಲಿಗೆ ಹೊಸ .accdb ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಮತ್ತು ಹೊಸ ರಿಬ್ಬನ್ ಇಂಟರ್ಫೇಸ್ ಅನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸಲಾಯಿತು.

   iv.    ಆಧುನಿಕ ಯುಗ (2010 - ಪ್ರಸ್ತುತ): ನಂತರದ ವರ್ಷಗಳಲ್ಲಿ Access 2010, 2013, 2016, 2019 ಮತ್ತು 2021 ಆವೃತ್ತಿಗಳು ಬಿಡುಗಡೆಯಾದವು. ಇತ್ತೀಚಿನ ಆವೃತ್ತಿಗಳು ಕ್ಲೌಡ್ ಕನೆಕ್ಟಿವಿಟಿ ಮತ್ತು ಶೇರ್‌ಪಾಯಿಂಟ್ (SharePoint) ನೊಂದಿಗೆ ಉತ್ತಮ ಸಂಯೋಜನೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿವೆ. 

 

ಎಕ್ಸೆಲ್ (Excel) ಮತ್ತು ಆಕ್ಸೆಸ್(Access) ನಡುವಿನ ವ್ಯತ್ಯಾಸ

ಅನೇಕರು ಎಕ್ಸೆಲ್ ಬಳಸುವಾಗ ಆಕ್ಸೆಸ್ ಯಾಕೆ ಬೇಕು ಎಂದು ಕೇಳುತ್ತಾರೆ:

·   ಡೇಟಾ ಸಂಗ್ರಹಣೆ: ಎಕ್ಸೆಲ್ (Excel) ಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಹೆಚ್ಚಿನ ಡೇಟಾವನ್ನು ಇದರಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಬಹುದು.

·   ಡೇಟಾ ಪ್ರಮಾಣ: ಎಕ್ಸೆಲ್ ಸಣ್ಣ ಪ್ರಮಾಣದ ಲೆಕ್ಕಾಚಾರಕ್ಕೆ ಉತ್ತಮ. ಆದರೆ ಆಕ್ಸೆಸ್ ಲಕ್ಷಾಂತರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು (Records) ಯಾವುದೇ ಅಡಚಣೆಯಿಲ್ಲದೆ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ.

·   ಮಲ್ಟಿ-ಯೂಸರ್: ಒಂದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಹಲವು ಜನರು ಒಂದೇ ಡೇಟಾಬೇಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಆಕ್ಸೆಸ್ ಅವಕಾಶ ನೀಡುತ್ತದೆ. ಎಕ್ಸೆಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಇದು ಕಷ್ಟ.

·   ಡೇಟಾ ಸುರಕ್ಷತೆ: ಆಕ್ಸೆಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಡೇಟಾ ಎಂಟ್ರಿ ಮಾಡುವಾಗ ತಪ್ಪುಗಳಾಗದಂತೆ 'Validation Rules' ಅಳವಡಿಸಬಹುದು. 

 ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಕ್ಸೆಸ್ (Microsoft Access) ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯತೆ: 

·   ಸ್ಪ್ಲಿಟ್ ಡೇಟಾಬೇಸ್ (Split Database): ಸುರಕ್ಷತೆಗಾಗಿ ಡೇಟಾವನ್ನು ಒಂದು ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ (Backend) ಮತ್ತು ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ಇಂಟರ್ಫೇಸ್ ಅನ್ನು ಇನ್ನೊಂದು ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ (Frontend) ಇರಿಸಬಹುದು.

·   VBA ಮತ್ತು ಮ್ಯಾಕ್ರೋಸ್: ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಡೆವಲಪರ್‌ಗಳು Visual Basic for Applications (VBA) ಬಳಸಿ ಆಕ್ಸೆಸ್ ಅನ್ನು ಒಂದು ಕಂಪ್ಲೀಟ್ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಆಗಿ ಪರಿವರ್ತಿಸಬಹುದು.

·   ಇತರ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್‌ಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಂಪರ್ಕ: ಇದು ಎಕ್ಸೆಲ್, ಔಟ್‌ಲುಕ್ ಮತ್ತು SQL ಸರ್ವರ್‌ಗಳೊಂದಿಗೆ ಸುಲಭವಾಗಿ ಡೇಟಾ ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಬಲ್ಲದು. 

 ಆಕ್ಸೆಸ್ (Access) ಫೈಲ್ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್‌ಗಳು

·   ಹಳೆಯ ಆಕ್ಸೆಸ್ ಫೈಲ್‌ಗಳು .mdb ಎಂಬ ಎಕ್ಸ್‌ಟೆನ್ಶನ್ ಹೊಂದಿರುತ್ತಿದ್ದವು.

·   ಹೊಸ ಆವೃತ್ತಿಗಳು (2007 ರಿಂದ ಈಚೆಗೆ) .accdb ಎಂಬ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಬಳಸುತ್ತವೆ. 

ಆಕ್ಸೆಸ್(Access) ನ ಉಪಯೋಗಗಳು:

1. ಸಣ್ಣ ಉದ್ಯಮಿಗಳಿಗೆ: ಇನ್ವೆಂಟರಿ ಅಥವಾ ಸ್ಟಾಕ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್‌ಮೆಂಟ್‌ಗಾಗಿ.
2. ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ: ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಗಳ ದಾಖಲಾತಿ ಮತ್ತು ಫೀಸ್ ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ.
3. ದತ್ತಾಂಶ ವಿಶ್ಲೇಷಕರಿಗೆ: ಸಂಕೀರ್ಣವಾದ ಡೇಟಾವನ್ನು ಫಿಲ್ಟರ್ ಮಾಡಿ ವರದಿ
                                               ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಲು.

4.    ಬಳಕೆದಾರರು: ಇದನ್ನು ಸಣ್ಣ ಉದ್ಯಮಗಳು, ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಡೆವಲಪರ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಡೇಟಾ ನಿರ್ವಾಹಕರು ತಮ್ಮ ದೈನಂದಿನ ಕೆಲಸಗಳಾದ ಆರ್ಡರ್ ಟ್ರ್ಯಾಕಿಂಗ್, ಕಸ್ಟಮರ್ ಮಾಹಿತಿ ಅಥವಾ ಇನ್ವೆಂಟರಿ ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ಬಳಸುತ್ತಾರೆ. ಬ್ಯಾಂಕುಗಳಲ್ಲಿ ಗ್ರಾಹಕರ ಖಾತೆ ನಿರ್ವಹಿಸಲು. ರೈಲ್ವೆ ಅಥವಾ ವಿಮಾನ ಟಿಕೆಟ್ ಬುಕಿಂಗ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ.

5. ಆಟೋಮೇಷನ್ (Automation): ದಿನಾಲೂ ಮಾಡುವ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಮ್ಯಾಕ್ರೋ (Macros) ಬಳಸಿ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಬಹುದು, ಇದರಿಂದ ಸಮಯ ಉಳಿತಾಯವಾಗುತ್ತದೆ.

6.    ತ್ವರಿತ ವರದಿ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವುದು (Reporting): ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ವಿಶ್ಲೇಷಿಸಿ, ಬೇಕಾದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಸುಂದರವಾದ ಮತ್ತು ಅರ್ಥಗರ್ಭಿತ ವರದಿಗಳನ್ನು (Reports) ಪ್ರಿಂಟ್ ಮಾಡಲು ಅಥವಾ ಪಿಡಿಎಫ್ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಾಧ್ಯವಿದೆ.

 ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಕ್ಸೆಸ್ ಭಾಗಗಳು ( Parts of Microsoft Access)

ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಕ್ಸೆಸ್ (MS Access) ಅನ್ನು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಬಳಸಲು ಅದರ ಪ್ರಮುಖ ನಾಲ್ಕು "ಆಬ್ಜೆಕ್ಟ್" ಅಥವಾ ಭಾಗಗಳನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಬಹಳ ಮುಖ್ಯ. ಅವುಗಳ ವಿವರ ಇಲ್ಲಿದೆ:

1. ಟೇಬಲ್ಸ್ (Tables - ದತ್ತಾಂಶ ಸಂಗ್ರಹಣೆ)

ಇದು ಡೇಟಾಬೇಸ್‌ನ ಅಡಿಪಾಯ. ಎಲ್ಲಾ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸಾಲು (Rows) ಮತ್ತು ಕಾಲಂಗಳಲ್ಲಿ (Columns) ಇಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

·   Fields (ಕಾಲಂ): ಇದು ಡೇಟಾದ ವಿಧವನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ: ಹೆಸರು, ಮೊಬೈಲ್ ಸಂಖ್ಯೆ).

·   Records (ಸಾಲು): ಇದು ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ವಸ್ತುವಿನ ಸಂಪೂರ್ಣ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.

2. ಕ್ವೆರಿಗಳು (Queries - ಮಾಹಿತಿ ಹುಡುಕಾಟ)

ಸಾವಿರಾರು ದಾಖಲೆಗಳ ನಡುವೆ ನಮಗೆ ಬೇಕಾದ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹುಡುಕಲು ಅಥವಾ ಫಿಲ್ಟರ್ ಮಾಡಲು ಇದನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

·   ಉದಾಹರಣೆ: ನಿಮ್ಮ ಬಳಿ 1,000 ಗ್ರಾಹಕರ ಪಟ್ಟಿ ಇದ್ದರೆ, ಅದರಲ್ಲಿ ಕೇವಲ 'ಬೆಂಗಳೂರಿನ' ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಮಾತ್ರ ಬೇರ್ಪಡಿಸಲು ಕ್ವೆರಿ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.

3. ಫಾರ್ಮ್ಸ್ (Forms - ಡೇಟಾ ಎಂಟ್ರಿ)

ಇದು ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಡೇಟಾ ಎಂಟ್ರಿ ಮಾಡಲು ನೀಡುವ ಒಂದು ಸುಲಭವಾದ ಇಂಟರ್ಫೇಸ್.

·   ಟೇಬಲ್‌ಗೆ ನೇರವಾಗಿ ಡೇಟಾ ತುಂಬುವ ಬದಲು, ಒಂದು ಫಾರ್ಮ್ ತಯಾರಿಸಿ ಅದರ ಮೂಲಕ ಮಾಹಿತಿ ನೀಡಬಹುದು. ಇದು ನೋಡಲು ಆಕರ್ಷಕವಾಗಿರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ತಪ್ಪುಗಳಾಗದಂತೆ ತಡೆಯುತ್ತದೆ.

4. ರಿಪೋರ್ಟ್ಸ್ (Reports - ವರದಿಗಳು)

ಡೇಟಾವನ್ನು ವಿಶ್ಲೇಷಿಸಿ ಅದನ್ನು ಪ್ರಿಂಟ್ ಮಾಡಲು ಅಥವಾ ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಲು ಸೂಕ್ತವಾದ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವುದೇ ರಿಪೋರ್ಟ್. ವ್ಯಾಪಾರದ ಲಾಭ-ನಷ್ಟದ ಪಟ್ಟಿ ಅಥವಾ ತಿಂಗಳ ವರದಿಯನ್ನು ಅಚ್ಚುಕಟ್ಟಾಗಿ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಲು ಇದು ಬಳಕೆಯಾಗುತ್ತದೆ.

 

ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಭಾಗಗಳು (Advanced):

·   ಮ್ಯಾಕ್ರೋಸ್ (Macros): ಸಣ್ಣ ಪುಟ್ಟ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಲು (Automate) ಬಳಸುವ ಕಿರು ಪ್ರೋಗ್ರಾಂಗಳು.

·   ಮಾಡ್ಯೂಲ್ಸ್ (Modules): ಸಂಕೀರ್ಣವಾದ ಕೆಲಸಗಳಿಗಾಗಿ VBA (Visual Basic for Applications) ಕೋಡಿಂಗ್ ಬರೆಯಲು ಇದನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಾರೆ.

ಸರಳವಾಗಿ ಹೇಳುವುದಾದರೆ: Table ನಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಿ ಇಡಬಹುದು, Query ಮೂಲಕ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು ಹುಡುಕುತ್ತೇವೆ, Form ಮೂಲಕವೂ ಇನ್ನೂ ಹೆಚ್ಚಿನ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು ತುಂಬಬಹುದು ಮತ್ತು Report ಮೂಲಕ ಮಾಹಿತಿಯ ಫಲಿತಾಂಶವನ್ನು ಪ್ರದರ್ಶಿಸುತ್ತೇವೆ.

 

ಉಪಸಂಹಾರ:
ಒಟ್ಟಾರೆಯಾಗಿ ಹೇಳುವುದಾದರೆ, ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಆಕ್ಸೆಸ್ (Microsoft Access) ಎಂಬುದು ಕೇವಲ ದತ್ತಾಂಶ ಸಂಗ್ರಹಿಸುವ ಸಾಧನವಲ್ಲ, ಅದು ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಮೌಲ್ಯಯುತ ಜ್ಞಾನವನ್ನಾಗಿ ಪರಿವರ್ತಿಸುವ ಶಕ್ತಿಶಾಲಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆ. ಸಣ್ಣ ಉದ್ಯಮಗಳಿಂದ ಹಿಡಿದು ದೊಡ್ಡ ಮಟ್ಟದ ದತ್ತಾಂಶ ನಿರ್ವಹಣೆಯವರೆಗೆ ಇದು ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಪೂರಕವಾಗಿದೆ. ನೀವು ಡೇಟಾಬೇಸ್ ಜಗತ್ತಿಗೆ ಹೊಸಬರಾಗಿದ್ದರೂ ಸಹ, ಇದರ ಸರಳ ಇಂಟರ್ಫೇಸ್ ಮೂಲಕ ಸುಲಭವಾಗಿ ಕೆಲಸ ಕಲಿಯಬಹುದು. ಈ ಲೇಖನವು ನಿಮಗೆ MS Access ಬಗ್ಗೆ ಮೂಲಭೂತ ಮತ್ತು ಉಪಯುಕ್ತ ಮಾಹಿತಿ ನೀಡಿದೆ ಎಂದು ಭಾವಿಸುತ್ತೇನೆ. ಈ ಬಗ್ಗೆ ನಿಮಗೆ ಯಾವುದೇ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿದ್ದರೆ ಕೆಳಗಿನ ಕಾಮೆಂಟ್ ಬಾಕ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿ ತಿಳಿಸಿ.

 1. ನೀವು ಈಗಾಗಲೇ MS Access ಬಳಸುತ್ತಿದ್ದೀರಾ? ನಿಮ್ಮ ಅನುಭವ ಹೇಗಿದೆ?

 2. ಈ ಮಾಹಿತಿ ಇಷ್ಟವಾದರೆ ನಿಮ್ಮ ಸ್ನೇಹಿತರೊಂದಿಗೆ ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಿ.

 ಹೆಚ್ಚಿನ ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ ನನ್ನ YouTube ಚಾನೆಲ್‌ ನೋಡಿ

Video 1 :

Video 2: 

ಸಂಪೂರ್ಣವಾದ ಇಂಗ್ಲಿಷ್‌ PDF Note : Click Here

ಹೆಚ್ಚಿನ ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ  ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಅಧಿಕೃತ ಸೈಟ್ (Microsoft Support ) ಅನ್ನು ನೋಡಿ.